Поисковая система является частью программного обеспечения, которое использует алгоритмы, чтобы найти и собрать информацию о веб-страницах. Собранной информацией обычно служат ключевые слова или фразы, которые являются возможными индикаторами того, что содержится на веб-странице в целом. Эта информация индексируется и хранится в базе данных. На фронтэде (строка для ввода искомого текста) у программного обеспечения есть пользовательский интерфейс, где пользователи вводят критерии поиска — слово или фразу — в попытке найти определенную информацию. Важную роль здесь также играет юзабилити. Когда пользователь щелкает по вкладке «найти», алгоритм начинает исследовать информацию, хранившую в базе данных, и получает ссылки к веб-страницам, которые, кажется, соответствуют критериям поиска пользователя.
Процесс собирания информации о веб-страницах выполняется агентом, названным поисковым роботом, пауком или просто роботом. Поисковый робот буквально смотрит на каждый URL в сети, собирает ключевые слова и фразы на каждой странице, которые тогда включаются в базу данных, это приводит в действие саму поисковую систему.